Bir KOBİ'nin 5 kişiden 25 kişiye büyüme süreci, kullanılan tüm araçların ölçeklenebilir olmasını gerektirir. Esnaf zihniyetiyle kurulan basit Excel düzeni, ekip büyüdükçe sürtünme yaratmaya başlar.
Birinci kural: tek veri kaynağı. Satış, satın alma, muhasebe ve yönetim aynı dosyada konuşmalı. Farklı Excel dosyaları arasında 'hangisi güncel?' sorusu zaman kaybıdır.
İkinci kural: rol bazlı yetki. Stajyerin tüm finansal verilere erişimi olmamalı; yöneticinin satış temsilcisinin yetkilerini düzenleyebilmesi gerekir. Bamux'de 4 ana rol var: Admin, Yönetici, Standart, Salt-okunur.
Üçüncü kural: anlık raporlama. Ay sonunu beklemeden kâr-zarar, mizan ve KDV özetine ulaşabilmek. Ekonomik kararlar bugün alınır; ay sonu raporu çoğunlukla geç olur.
Dördüncü kural: müşavir koordinasyonu. Mali müşavirinize ücretsiz okuma yetkili hesap açın. Beyan dosyaları DBS klasör yapısında otomatik üretilsin.
Beşinci kural: pazaryeri ve banka entegrasyonu. Manuel veri girişi tarihe karışsın. 6 pazaryeri ve 14 banka entegrasyonu standarttır.
Altıncı kural: çek/senet portföyü. Vade alarmı, karşılıksız çek uyarısı, banka raporu — alacaklar net tutulmalı.
Yedinci kural: stok disiplini. Çoklu depo, varyant, barkod ve maliyet yöntemi (FIFO/Ortalama) standart olmalı. Stok hataları en pahalı hatalardır.